¿Por Qué Usar Software Para Digitalizar Facturas?

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Uno de los procesos más antiguos del mundo es pagar al que te entrega un producto. Sin embargo, todo el proceso se vuelve más difícil a medida que las empresas crecen y el número de facturas y documentos pasa de sólo 1-2 al día a 1-200.000. Por eso las empresas recurren a la tecnología y, en el caso de la contabilidad, a la digitalización de facturas.

¿Pero qué significa esto?

Transformación digital

En la economía global de hoy en día, las empresas necesitan funcionar 24/7. Por este motivo, más ejecutivos recurren a la tecnología para crear formas nuevas y más eficientes de hacer negocios.

En términos generales, la transformación digital es utilizar una combinación de tecnología para automatizar las tareas manuales. Claro, esto le puede ahorrar tiempo y dinero a una empresa, pero tiene otra ventaja: la digitalización es una oportunidad para recopilar, almacenar y acceder a los datos necesarios con el fin de tomar mejores decisiones estratégicas. Para un departamento de finanzas y contabilidad, esto significa automatizar el proceso de cuentas por pagar y, en particular, digitalizar las facturas.

¿Cuáles son las ventajas de la facturación digital?

De principio a fin, son muchas las ventajas de pasar del trabajo manual al uso de software para digitalizar las facturas y otros documentos contables como:

Reducir errores y fraudes

El OCR inteligente de Yooz permite contabilizar y archivar facturas de ventas. El software de escaneo inteligente de facturas está específicamente diseñado para comparar imágenes e información para garantizar que no haya información duplicada o falsa. No importa el formato – pdf, jpeg, incluso un simple ticket – aplica validaciones y comprobaciones automáticas. Eso permite tener el control en sus operaciones en tiempo real.

Ahorro de tiempo

Un proceso digital no se cansa ni necesita comer. Puede funcionar todo el tiempo, y las cosas que solían llevar semanas o meses ahora sólo llevan horas o días. Yooz ha descubierto que la implementación de la automatización de cuentas por pagar con un proceso de factura digital puede funcionar hasta un 80% más rápido que un proceso manual.

Reduzca los costes

No sólo puede ahorrar dinero con un proceso más rápido y menos errores, sino que también ahorra en costes de papel y almacenamiento. Además, el uso de una plataforma basada en la nube significa que no tienes que preocuparte por los nuevos equipos o el mantenimiento. En este sentido las facturas electrónicas permiten controlar gastos rápidamente.

Garantizar el cumplimiento

Las facturas digitales (o electrónicas) ayudan a garantizar el cumplimiento de la normativa al crear un archivo y una vía de auditoría y cumplir con la nueva normativa de facturación electrónica tanto en España como en la UE.

Acceso instantáneo

El software basado en la nube le permite la gestión y el almacenamiento de facturas de forma electrónica, archivar la información y acceder a ella a su conveniencia dondequiera que esté, avanzar en las tareas, no perder ningún dato, consolidar desde su ordenador, tableta o teléfono.  No es necesario que esperar a que te aprueben y cualquier información que necesites está rápidamente disponible al alcance de tu mano.

Esto significa que puede generar fácilmente informes para ayudar a controlar las operaciones de gestión de facturas y tomar mejores decisiones estratégicas.

Promover el conocimiento de la marca y la satisfacción de los empleados

Por un lado, tu contribución al cambio climático, reduciendo la explotación de recursos naturales. Ser más sostenibles beneficia intrínsicamente a tu marca en reputación. Pero también en tu empleabilidad, ganando y reteniendo talento. A todos nos gusta trabajar en empresas más responsables y comprometidas con la sociedad y el planeta.

¿Cómo elegir el software adecuado?

Mientras que en el pasado este tipo de tecnología de software sólo estaba al alcance de las empresas con mucho dinero, hoy -gracias a la nube- el tamaño y la liquidez no importan. Tanto si eres una pequeña SME como un autónomo, que te realiza directamente las operaciones o te lleva las cuentas una asesoría, tendrás las mismas funciones que las grandes empresas. La única diferencia será en términos de licencias, instalación y costes de mantenimiento. Esto se debe a que una plataforma basada en la nube como Yooz te permite pagar sólo por lo que necesitas o utilizas, y puedes aumentar o disminuir en función de tus necesidades. Simplemente establece tu plan y paga una cuota mensual en función del número de usuarios.

A partir de aquí puedes escalar y subir en número de usuarios o de funcionalidades o de capacidad de almacenamiento, según tus necesidades crezcan o no. Y de la misma manera, puedes bajarte o salir cuando quieras, nada de ata. Disfruta de todas las oportunidades que te da el software de Yooz que te permite digitalizar las facturas con el mismo smartphone. Adiós a picar los datos en lentas plantillas, buscar una impresora para sacar las copias, estar a expensas del departamento de contabilidad en vez de a los requerimientos de tu cliente.

Ha llegado el momento

La digitalización de facturas y tickets forma parte de un proceso de transformación digital mayor. Aunque sea un pequeño paso para empezar a digitalizar tus cuentas a pagar, supone un gran paso para la contabilidad. Introducir capacidad de automatización, de medir, de anticiparte al futuro y de ganar en fiabilidad no hará otra cosa de aumentar el valor de tu negocio. No lo dudes, Yooz es tu aliado perfecto para la gestión de la digitalización de facturas.

Por Qué Yooz

Integración nativa con su sistema contable, ERP o sistema de producción

Cualquiera sea su sistema contable o ERP, Yooz asegura una integración Plug & Play al recuperar las órdenes de compra y su recepción -si su ERP lo integra- integrando los datos referentes y generando automáticamente la escritura contable adaptada al formato pre establecido. Yooz cuenta con una lista de más de 250 conectores con sistemas contables y esta lista se enriquece día a día.

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